PRIVACY POLICY – トムソーヤジャパン

株式会社トムソーヤジャパンの個人情報の取り扱いについて

株式会社トムソーヤジャパン（以下「当社」という）では、お客様をはじめとして、当社に個人情報を提供されるすべての方（以下「ご本人様」とします）の個人情報（以下、「個人情報」とします）を適切に保護することが個人情報を取り扱う事業者として重要な責務であると認識し、その取扱い方針を以下のとおり定め（以下、「本方針」といいます）、個人情報の保護に努めます。

株式会社トムソーヤジャパン

大阪市中央区平野町1-5-9井上ビル6階

代表取締役社長　近藤順一

関係法令等の遵守について

当社は個人情報の保護に関する法律及び関係諸法令（以下、「関係法令」という）並びに当社が定めた内部規則を遵守いたします

個人情報の管理について

（1）当社は関係法令、指針・ガイドラインおよび内部規則に従い、個人情報の漏洩・改ざん・紛失を防止するために必要な措置を講じるとともに、個人情報の目的外の利用・提供を防止するために厳重に管理いたします。

（2）個人情報の適切な取扱いについて、従業員に対し必要な教育・研修を行ない周知徹底します。

3.　個人情報の取得について

（1）個人情報の取得は、適法かつ適正な方法により行います。

（2）当社が取得する個人情報の一般的な利用目的はインターネット上の当社のホームページに記載し公表いたします。それ以外に利用する場合は速やかに、その利用目的をご本人様に通知し、または公表いたします。

（3）当社はご本人様から直接書面に記載された個人情報をご提供いただく場合にはその個人情報の利用目的をあらかじめ明示致します。　ただし、次のような場合には利用目的の明示を省略させていただくことがあります。

・ご来社いただき担当者との面談、名刺交換などにより個人情報をご提供いただく場　　　合

・物件のご案内において名刺等を頂戴する場合

これらの場合にはご本人様から拒否のお申し出がなされた時を除いて、サービスのご紹介や各種情報提供のために利用させていただくことがございます。

個人情報の利用目的について

当社は適正な方法により取得した個人情報について、自ら営む事業において、以下の目的のため必要な範囲で利用させていただきます。

（1）賃貸不動産とその物件の賃貸仲介に関するサービス（各種保険媒介代理が含まれる）のご案内のため。

（2）同上のサービスの提供または契約履行のため。

（3）同上のサービスの契約履行のために必要な範囲で第三者に開示提供するため。

（4）マーケティング活動や顧客動向を分析することでサービスの開発・改善等を行うため。

（5）ご本人様からの問い合わせへの対応のため

5.　個人情報の第三者への開示提供について

当社においては、業務を円滑に遂行するために、業務を委託し、当該委託先に対し必要な範囲で個人情報を預託する場合があります。その場合、当社は、委託先との間で取り扱いに関する契約を結ぶなど、適切な監督を行ないます。

なお、当社は、次の場合を除き、個人情報をいかなる第三者にも開示また提供致しません。

ご本人様からの事前同意をいただいた場合。
利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合。
ご本人様を識別できない状態で開示する場合。
司法または行政機関等から法令に基づき開示または提供を命じられた場合。
人の生命身体又は財産の保護のために必要な場合であってご本人様の同意を得ることが困難である場合。
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であってご本人様の同意を得ることが困難である場合。
国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
ご本人様からのお問い合わせ内容から、当社の業務委託先から回答することが適切であると合理的に判断される場合で、当該業務委託先に開示する場合。
その他関係する法令または指針・ガイドラインにより、第三者への開示が認められる場合

6.　個人情報の共同利用

当社は、お客様の個人情報を以下のとおり共同利用させていただきます。

共同利用する者の範囲

当社業務委託先グループ：

リュクス株式会社（大阪市）、日本ベラジスト株式会社（京都市）など

共同での利用目的

上記4に記載する利用目的と同じ。

共同利用する個人情報の項目

お客様の氏名、住所、電話番号、所属団体、年齢、性別、年収等「上記４」の利用目的のために取得保管されている個人データ。

共同利用の管理責任者

トムソーヤジャパン株式会社

大阪市中央区平野町1-5-9　代表取締役社長　近藤順一

7.　開示

当社の保有する個人情報に関して、ご本人様自身の情報開示をご希望される場合には、お申し出頂いた方がご本人様であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で回答します。

8.　訂正・削除等

当社の保有する個人情報に関しては、ご本人様自身の情報について改訂・追加または削除をご希望される場合には、お申し出頂いた方がご本人様であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間および範囲で情報の改定追加または削除します

9.　利用停止・消去

当社の保有する個人情報に関してご本人様自身の情報の利用停止また消去をご希望される場合には、お申し出頂いた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で利用停止または消去します。

これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますのでご利用とご協力をお願い申し上げます

10.　ご本人様からの個人情報開示等のご要望に対する受付窓口について

当社の保有する個人情報に関する上記7，8，9のお申し出およびその他の個人情報に関するお問い合わせは以下の窓口にてお受けいたします。

（受付窓口のお問い合わせ先）

トムソーヤジャパン株式会社　個人情報コンプライアンス担当

住所；大阪市中央区平野町1-5-9

電話；06-6221-0255　FAX；06-6221-0265

11.　安全管理のために講じた措置について

上記の他、関係法令にて公表事項とされる安全管理のために当社が講じた措置は以下のとおりです。

個人データの取扱いに係る規律の整備

　　取得・利用・保存・提供・削除・廃棄の段階ごとに取り扱い方法およびその任務等について個人情報管理規程を作成しています

組織的安全管理措置

　　個人データの取り扱いに関する「事務取扱責任者」を設置するとともに個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報管理規定に違反している事実または兆候を把握した場合の事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。

個人データの漏洩滅失または既存等の事案の発生または兆候を把握した場合の対応は事務取扱責任者の責任により以下の対応を行います。

・拡大の防止被害の拡大の防止。

・事実関係の調査原因の究明。

・影響範囲の特定。

・再発防止策の検討実施。

・影響を受ける可能性のある本人への連絡など。

・事実関係・再発防止策等の公表。

・関係当局への報告。

個人データの取り扱い状況について

定期的に自己点検を実施するものとしています。

人的安全管理措置

　　　個人データの取り扱いに関する留意事項について各種の方法で従業者に定期的な教育研修を実施しています。

　　　個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

物理的安全管理措置
1. 個人情報取扱担当者及び本人以外が容易にデータを閲覧等できないような措置を講じています。
2. 個人データを取り扱う機器電子媒体及び書類の盗難または紛失等を防止するための措置を講じています。

・個人データを取り扱う機器電子媒体または書類東欧清浄できるキャビネット書庫等に保管しています。

・個人データを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティーワイヤーなどにより固定します。

　　　・当社の従業員が個人データが記録された電子媒体や個人データが記載された書類等を持ち歩く場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送するなど、紛失盗難を防ぐための安全な方策を講じています。

　　　・個人データを削除し、または個人データが記録された機器電子媒体等を破棄した場合には、個人情報取扱担当者がこれを確認するものとします。

技術的安全管理措置
1. アクセス制御を実施して担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
2. 個人データを取り扱う情報システムを外部から不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

外部環境の把握

当社は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウエアから保護しています。

個人データを取り扱う機器等のオペレーティングシステムを最新の状態に保持しています。
個人データを取り扱う機器等にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態としています。